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Personaleinsatzplanung: Viel mehr als nur der Schichtplan
Personaleinsatzplanung: Was steckt hinter diesem Begriff?
Wer in der Zahnarztpraxis den Begriff Personaleinsatzplanung – kurz PEP – hört, der denkt vermutlich zunächst an Dienst- oder Schichtpläne, die die konkreten Arbeitszeiten der Praxismitarbeiter und Zahnärzte abbilden. Jedoch ist die Personaleinsatzplanung per Definition ein wesentlich komplexerer Baustein einer gelungenen Unternehmensführung.
Denn als zentrale Säule in der Personalplanung ist eine optimale Personaleinsatzplanung unabdingbar für die Optimierung der Produktivität im Praxisalltag. Sie umfasst die Analyse, Planung und Steuerung von Mitarbeitern anhand der in der Praxis ablaufenden Arbeitsprozesse.
Welche Ziele verfolgt die Personaleinsatzplanung?
Das Kernziel einer effizienten Einsatzplanung ist es, die Mitarbeiter
- qualitativ,
- quantitativ,
- zeitlich
- und örtlich
optimal auf ihre Arbeitsplätze zu verteilen. Das heißt im Klartext: Die Personaleinsatzplanung sorgt dafür, dass
- die passenden Mitarbeiter
- in benötigter Anzahl
- zur richtigen Zeit
- und am geeigneten Ort
eingesetzt werden können. Eine vorausschauende Personaleinsatzplanung hat dabei immer auch die Qualifikationen, Fähigkeiten und Vorlieben der Mitarbeiter im Blick. Auch die Beförderung von qualifiziertem Praxispersonal sowie die Neustrukturierung von Teams oder Abteilungen liegt im Aufgabenbereich der Personaleinsatzplanung.
Schichtplanung als ein Teil der Personaleinsatzplanung
Nicht zuletzt gehört auch die konkrete Einsatzplanung von Mitarbeitern in Zahnarztpraxen in diesen Bereich. Diese Planung beinhaltet das Verteilen des aktuell tätigen Personals auf die vorhandenen Arbeitsplätze und Schichten.
Auch hierbei liegt der Fokus auf den zeitlichen, quantitativen und örtlichen Gegebenheiten der Zahnarztpraxis. Bei den einzusetzenden Mitarbeitern werden nach Möglichkeit die Vorlieben und Qualifikationen betrachtet.
(Bild: shutterstock)
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Welche Formen der Personaleinsatzplanung gibt es?
Die Personaleinsatzplanung lässt sich grob in drei Formen unterteilen:
- Qualitative Personaleinsatzplanung
- Quantitative Personaleinsatzplanung
- Zeitliche Personaleinsatzplanung
Für eine gute Personaleinsatzplanung werden bestenfalls alle drei Formen gleichzeitig beachtet.
Qualitative Personaleinsatzplanung
Wie der Name schon andeutet, geht es bei dieser Form der Personalplanung um die Qualität der Mitarbeiter. Analysiert werden in der qualitativen Personaleinsatzplanung sowohl die Qualifikationen der einzelnen Mitarbeiter als auch das Qualifikationsprofil der Belegschaft in seiner Gesamtheit.
Hierbei werden unter anderem Bedarfe für Fortbildungen beim Personal aufgedeckt, die eine ausreichende Qualifikation für bestimmte Arbeitsplätze auch in Zukunft sicherstellen. Auch der Bedarf an neuen Mitarbeitern kann ein Ergebnis dieser Analyse sein. Sie ist also zusammenfassend ein Detektor für wichtige Personalentscheidungen.
Mit einem Fortbildungsbudget unterstützt ACURA sowohl Sie als angestellten Zahnarzt als auch Ihr Praxispersonal dabei, Fort- und Weiterbildungen zu besuchen. So ist das Personal in Ihrer Zahnarztpraxis immer qualifiziert für die anfallenden Aufgaben.
Quantitative Personaleinsatzplanung
Die quantitative Personaleinsatzplanung trägt dafür Sorge, dass der zu erwartende Personalbedarf je nach Arbeitsauslastung über einen definierten Zeitraum mit dem aktuell verfügbaren Personal abgedeckt wird.
Als solche hat sie auch mögliche saisonale Schwankungen im Blick. So kann die Zahnarztpraxis vorausschauend und flexibel agieren und auch Personalengpässe kurzfristig ausgleichen.
Zeitliche Personaleinsatzplanung
Die zeitliche PEP bezieht die sich wandelnden Personalbedarfe in einem individuell definierten Zeitraum mit ein. So können bestimmte Zeiträume beispielsweise mit höherem oder geringerem Arbeitsaufkommen in der Planung vorausschauend und rechtzeitig berücksichtigt werden.
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(Bild: www.markuspuettmann.de)
Die Aufgaben der Personaleinsatzplanung in der Praxis
In der Zahnarztpraxis läuft die Personaleinsatzplanung grob in drei Schritten ab:
- Personalbedarf ermitteln
- Langfristige Personaleinsatzplanung
- Gezielte Planung von zahnmedizinischem Fachpersonal auf Schichten und Arbeitsplätze
Mittels einer exakten Personalbedarfsplanung wird zunächst das erwartete Arbeitsaufkommen analysiert. Das Ergebnis dieser Analyse bildet dann die Grundlage für alle weiteren Schritte der PEP. Als Basisdaten werden für die Zahnarztpraxis
- Umsätze,
- Auftragslagen,
- Patienten- oder
- Anrufaufkommen
herangezogen.
Als nächstes wird die Personalstruktur analysiert. Hierbei wird überprüft, ob für den ermittelten Personalbedarf genügend zahnmedizinisches Fachpersonal mit den richtigen Qualifikationen angestellt sind oder Weiterbildungen und Neueinstellungen nötig werden. Darauf folgt die Kapazitätsplanung, bei der das zu erwartende Arbeitsaufkommen in zu besetzenden Schichten und Arbeitsplätzen konkretisiert wird.
Anschließend wird das verfügbare Praxispersonal auf die ermittelten Arbeitsplätze und Schichten verteilt. Dies geschieht unter Berücksichtigung der individuellen Qualifikationen, Absprachen und Wünsche der einzelnen Mitarbeiter. ACURA unterstützt sowohl Sie als angestellten Zahnarzt als auch Ihr Personal mit einem Fortbildungsbudget. Damit können die gewünschten und benötigten Qualifikationen durch Fort- und Weiterbildungen problemlos erreicht werden. Außerdem ermöglichen flexible Arbeitszeitmodelle sowie die Möglichkeit zur Arbeit in Teilzeit eine bessere Work-Life-Balance.
Vorteile der Personaleinsatzplanung
Die PEP hat sowohl für Sie und Ihre Zahnarztpraxis als auch für Ihre Mitarbeiter eine ganze Reihe von Vorteilen. Zum einen vereinfacht sie die Personalplanung und sorgt zum anderen dafür, dass die Qualität der Arbeit in Ihrer Praxis zunimmt.
Durch einen gut durchdachten Personaleinsatz arbeiten Sie darüber hinaus insgesamt service-, bedarfs- und kostenoptimiert. Und dass bei einer gleichzeitig höheren Transparenz über die Prozesse und Kosten im Personalbereich.
Sie können zudem im Praxisalltag mit mehr Flexibilität auf Schwankungen in der Auslastung reagieren und die Arbeitszeit für Ihre zahnmedizinisches Fachpersonal gerechter und unter Nutzung flexibler Arbeitszeitmodelle planen.
(Bild: iStock)
Besonderheiten der Personaleinsatzplanung im Gesundheitswesen
Im Gesundheitswesen und so sicher auch in Ihrer Praxis steht das Wohlbefinden von Patienten im Fokus. Das führt dazu, dass die Personalplanung besonders effizient, transparent und fehlerfrei ablaufen muss. Denn Fehler können nicht nur Geld kosten, sondern sich auch negativ auf die Gesundheit und das Wohlbefinden der Patienten Ihrer Zahnarztpraxis auswirken.
Gleichzeitig herrscht im Gesundheitswesen schon länger ein bedeutender Fachkräftemangel. Dieser hat sowohl Einfluss auf die quantitative als auch die qualitative Personaleinsatzplanung in Zahnarztpraxen.
Umso wichtiger ist es, mit einer bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung möglichst viele der negativen Effekte dieses Mangels durch gute Planung und Überwachung aufzufangen. Dies dient nicht zuletzt dazu, die Patienten, die in Ihre Zahnarztpraxis kommen, zu jeder Zeit adäquat und optimal versorgen zu können.
Welche Vorteile wir Ihnen in der Personaleinsatzplanung bieten
Das Thema Personaleinsatzplanung ist sehr komplex und fordert auch über den normalen Praxisalltag hinaus Zeit und Wissen. Gleichzeitig ist ein optimaler Personaleinsatz unentbehrlich, wenn es darum geht, die Prozesse in der Zahnarztpraxis zu optimieren.
Die Prozessoptimierung liegt uns im gesamten Praxisgeschehen sehr am Herzen. So auch und insbesondere in der Personaleinsatzplanung. Zukunftzahn.de unterstützt Sie dabei, ausreichend qualifiziertes Personal für Ihre Zahnarztpraxis zu finden. Das spart Ihnen Zeit und Energie, die wiederum Ihren Patienten und auch Ihrer Work-Life-Balance zugutekommen. Eine Win-Win-Situation für alle.
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